يُحسب أي موعد إجرائي عبر بوابة منصة «اعتماد» بدءًا من اليوم التالي لنشر الإجراء أو تبليغه وفق ما يقره نظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية. وتبدأ المدة المحددة من الساعة الأولى لليوم التالي للإجراء، وتنتهي بانقضاء أخر ساعة منه وفق ما تحدده الشروط والتواريخ المدونة في البوابة الرسمية.
آلية حساب المواعيد في اعتماد والمدد النظامية
تخضع آلية احتساب المواعيد والإجراءات المالية والتعاقدية للأحكام الواردة في اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية الصادر عن وزارة المالية. وتبدأ المدة النظامية المحددة بالتواريخ أو الأيام من اليوم التالي للحدث المُنشئ لها، سواء كان هذا الحدث هو نشر الإعلان أو استلام الاستفسارات أو تسليم العروض الفنية والمالية. وتلتزم الجهات الحكومية بإدراج التواريخ المحددة للحدود الزمنية المتعلقة بتقديم العروض وفحصها عبر البوابة الإلكترونية.
إن فهم الدورة المستندية الزمنية يتطلب من المتنافس الاطلاع على العروض السابقة وآليات الطرح المتبعة ضمن دليل المنافسات الحكومية في السعودية المخصص للموردين والمقاولين. وتحدد اللائحة التنفيذية كيفية احتساب المهل الزمنية بالتواريخ أو الأيام التقويمية ما لم ينص النظام على خلاف ذلك أو يحدد تاريخًا محددًا لانتهاء المهلة. ويلتزم النظام بضمان منح الموردين فترة كافية لدراسة أسعار الترسيات وتحضير مستنداتهم بدقة ودون تأخير قبل إغلاق بوابة التقديم.
عند التعامل مع المهام اليومية على البوابة الإلكترونية، يجب على الشركات تخصيص فرق عمل لمتابعة التنبيهات والتواريخ المحددة لكل مرحلة. ويمكن الاستعانة بأدوات تحليل البيانات مثل «بالمر» لمساعدة الموردين في تتبع المواعيد وتنبيه الموظفين قبل انقضاء الفترات المحددة. ويعتمد نجاح المشاركة اعتمادًا مباشرًا على الالتزام الكامل بالمهل الزمنية دون التأخر عن المواعيد المعتمدة رسميًا في الإعلان.
احتساب أيام العمل في المنافسات والعطل الرسمية
يُشكل التمييز بين الأيام التقويمية والأيام التي تُعد من ضمن أيام العمل في المنافسات ركنًا أساسيًا لتفادي استبعاد العروض بسبب التأخير. فالأيام التقويمية تشمل جميع أيام الأسبوع متضمنة الإجازات الأسبوعية والعطلات الرسمية، في حين أن أيام العمل تحددها المواعيد الرسمية المعتمدة لدى الجهات الحكومية بالمملكة. ويلزم النظام مراعاة تمديد المواعيد التي تنتهي في أيام العطل الرسمية لتستمر حتى أول يوم عمل يليها وفق الشروط المنظمة.
توضح الجداول المرفقة في الإعلانات التفصيلية المواعيد الدقيقة للتسليم والإنهاء، ويُميز النظام بين القواعد العامة المطبقة على كافة الإجراءات والقواعد الخاصة بالمشاريع المحددة:
| نوع المهلة أو الموعد | طريقة الاحتساب النظامية | الأثر عند مصادفة عطلة رسمية |
|---|---|---|
| مهلة تقديم العروض | أيام تقويمية متصلة من تاريخ الطرح | تُتمدد إلى نهاية أول يوم عمل رسمي يلي الإجازة وفق النظام |
| مهلة تقديم الاستفسارات | أيام محددة تُحسب من تاريخ نشر الإعلان | تتوقف عند انتهاء المهلة المحددة في الكراسة |
| مدة فحص العروض والتقييم | أيام عمل مخصصة للجنة الفحص | لا تُحسب أيام الإجازات ضمن مدة عمل اللجنة الرسمية |
إذا وافق آخر يوم لتقديم العروض إجازة رسمية، فإن الموعد يمتد حتى الساعة المحددة لإغلاق التقديم في أول يوم عمل رسمي بعد الإجازة وفق الأحكام النظامية. ويتوجب على المورد الاطلاع على دليل التسجيل والتقديم عبر اعتماد للتأكد من كيفية ظهور المواعيد المحدثة تلقائيًا في لوحة تحكم المورد. ويسهم هذا التمديد التلقائي في حماية حقوق المتنافسين وتمكينهم من تقديم ضماناتهم المحددة قبل الانتهاء المباشر للمهلة.
الفرق بين مهلة الاستفسارات وموعد فتح العروض
يخلط كثير من المتقدمين بين المهلة المتاحة لإرسال الأسئلة والاستفسارات الفنية وبين التاريخ النهائي لتسليم العروض المكتملة. فمهلة الاستفسارات هي فترة زمنية ينص عليها النظام وتنتهي قبل موعد تقديم العروض بوقت كافٍ، وذلك لتمكين الجهة الحكومية من الرد على جميع التساؤلات ونشر التوضيحات لكافة المنافسين في الوقت نفسه. ويحظر تقديم أي استفسارات موجهة للجهة التعاقدية بعد انقضاء هذه المهلة المحددة عبر النظام الإلكتروني.
تشمل كل منافسة يتم إطلاقها مجموعة من المواعيد المفصلة التي تنظم العلاقة بين الطرفين طوال فترة الإجراءات الأولية. ويوضح التسلسل الزمني التالي المراحل الإجرائية المعتمدة:
- تاريخ نشر الإعلان: اليوم الذي تتاح فيه الوثائق للشراء أو التحميل المباشر عبر البوابة.
- آخر موعد لاستقبال الاستفسارات: الحد الزمني النهائي لإرسال الملاحظات الفنية والقانونية من المقاولين.
- آخر موعد لتقديم العروض: الوقت الموعد لإغلاق رفع الملفات والوثائق والضمانات الابتدائية.
- تاريخ موعد فتح العروض: الموعد المقرر لبدء لجنة فحص العروض في الاطلاع على المظاريف المفتوحة.
أما موعد فتح العروض، فهو التاريخ المحدد لبدء أعمال لجنة فحص العروض في فحص الوثائق الفنية والمالية المقدمة. ويتم فتح المظاريف إلكترونيًا عبر البوابة في نفس اليوم المحدد لانتهاء تقديم العروض أو في يوم العمل التالي له مباشرة وفق ما تتطلبه الإجراءات. ولا يجوز تعديل الأسعار أو إضافة وثائق جديدة بمجرد حلول موعد فتح العروض المغلقة إلكترونيًا.
متى تُحدد المواعيد كراسة الشروط بدلاً من القواعد العامة؟
تتضمن الشروط العامة أحكامًا زمنية قياسية، إلا أن هناك حالات نص عليها النظام يرجع فيها تحديد المدة الدقيقة لمحتويات الشروط والمواصفات الخاصة بكل عملية شراء. وتختلف هذه المدد باختلاف حجم المشروع ونوع الأعمال المطلوب تنفيذها ومدى تعقيد المواصفات الفنية المعتمدة. فالأعمال الإنشائية الكبرى تستلزم مهلًا أطول لتقديم العروض مقارنة بمنافسات التوريد البسيطة أو الاستشارات المحدودة.
من الضروري للشركات إجراء قراءة كراسة الشروط والمواصفات بتمحيص كامل لمعرفة الجدول الزمني المعتمد بدلاً من الاعتماد على الحد الأدنى الوارد في لائحة النظام. وتتولى الجهة الحكومية تحديد المهلة الزمنية المناسبة للمشروع بشرط ألا تقل عن الحدود الأدنى المنصوص عليها نظامًا. وتشمل الحالات التي ترجع فيها المواعيد للتحديد التفصيلي في الوثائق ما يلي:
- المشاريع التي تتطلب زيارات ميدانية للموقع أو معاينة قبل تقديم العطاءات.
- العقود التي تتضمن تقديم عينات أو نماذج أولية يجب فحصها مخبريًا.
- المنافسات المحدودة أو المباشرة التي تنطوي على نطاق عمل تخصصي معقد.
- الحالات التي تتطلب الحصول على تراخيص أو موافقات من أجهزة حكومية أخرى.
تستخدم منصة اعتماد نظام الحساب التلقائي للتواريخ بناءً على المدد المدخلة من قِبل ممثلي الجهات الحكومية عند إعداد وثائق الطرح. وفي حال وجود تعارض ظاهر بين المدة المذكورة في المعتمد الإلكتروني وبين النص المدون في وثيقة الشروط، فإن التاريخ المعتمد للتقديم النهائي هو التاريخ المسجل والمحدد في اللوحة الإلكترونية للبوابة. ويجب على الموردين الاعتماد على التوقيت الرقمي المحدث لضمان وصول عطاءاتهم في الوقت المحدد.
الأسئلة الشائعة
كيف يتم حساب المواعيد في اعتماد إذا صادف الموعد النهائي إجازة رسمية؟
إذا صادف الموعد النهائي لتقديم العروض يوم عطلة رسمية أو إجازة أسبوعية، فإن المهلة تُتمدد تلقائيًا بموجب النظام حتى الوقت المحدد لإغلاق التقديم في أول يوم عمل رسمي يلي العطلة عبر المنصة.
ما الفرق بين أيام العمل والأيام التقويمية في حساب مواعيد المنافسات؟
الأيام التقويمية تُحسب متسلسلة متضمنة العطلات والإجازات الأسبوعية، بينما تقتصر أيام العمل على أيام العمل الرسمية للجهات الحكومية، وتحدد كراسة الشروط والنظام نوع الأيام المستخدمة لكل إجراء.
هل يمكن للجهة الحكومية تمديد موعد تقديم العروض بعد طرح المنافسة؟
نعم، يحق للجهة الحكومية تمديد مهلة تقديم العروض قبل انتهائها وإعلان ذلك إلكترونيًا لجميع الموردين، ويُحين النظام الموعد الجديد تلقائيًا في صفحة تفاصيل المنافسة ليتاح للجميع التقديم وفق الموعد المعدل.
متى ينتهي الوقت المحدد لتقديم العروض في اليوم الأخير؟
ينتهي الوقت المحدد لتقديم العروض في الساعة والدقيقة المحددة بدقة في صفحة المنافسة على المنصة خلال اليوم الأخير وفق ما تنص عليه الكراسة وتفاصيل المنافسة المطروحة.
كيف تحسب مهلة تقديم الاستفسارات حول الشروط والمواصفات؟
تُحسب مهلة تقديم الاستفسارات كمدتها المحددة من تاريخ نشر المنافسة وتنتهي قبل موعد تقديم العروض بمدة محددة نظامًا، ولا يقبل النظام الإلكتروني أي استفسار يرسل بعد انتهاء الفترة المخصصة للتساؤلات.
