يتطلب تقديم العرض الفني والمالي في المنافسات الحكومية عبر منصة اعتماد رفع المستندات الفنية والتسعير الإلكتروني وفق الشروط النظامية قبل الموعد المحدد لفتح المظاريف. وتبدأ العملية بالدخول إلى شاشة المنافسات والمشتريات، ثم شراء كراسة الشروط والمواصفات، وتعبئة جداول الكميات مع إرفاق الضمان الابتدائي والشهادات النظامية لضمان قبول العطاء رسمياً.
متطلبات التقديم والوثائق النظامية قبل رفع العطاء
يتوجب على المورد أو المقاول قبل البدء في إجراءات التقديم تجهيز كافّة المستندات والشهادات التي تتطلبها الأنظمة واللوائح التنفيذية. تضمن هذه الخطوة تجنب استبعاد العطاء من قِبل لجنة فحص العروض لأسباب شكلية أو إدارية عند فحص المظاريف. يُنصح بمراجعة قراءة كراسة الشروط والمواصفات بدقة لمعرفة متطلبات كل منافسة على حدة.
تشمل المستندات الإدارية والنظامية الأساسية الواجب توفرها وسريان مفعولها وقت تقديم العطاء مجموعة من الشهادات الوثائقية الرسمية. يُعدّ الالتزام بتوفير هذه الوثائق شرطاً جوهرياً للقبول المبدئي للعطاءات المشاركة في المنافسات المطروحة. يمكن الاطلاع على الأنظمة المتعلقة عبر هيئة الخبراء بمجلس الوزراء لضمان مطابقة الوثائق للتحديثات التشريعية.
تجهيز وثائق العرض الفني
يشتمل العرض الفني على البيانات والدراسات التي تثبت قدرة المورد التنفيذية والإمكانيات البشرية والفنية. يتطلب ذلك تقديم خطة العمل، ومؤهلات الكوادر الفنية المشرفة، بالإضافة إلى قائمة الأعمال المماثلة التي تم تنفيذها سابقاً مع تقديم شهادات الإنجاز الصادرة من الجهات المالكة. توفر أداة بالمر تحليلات تساعد على تقييم متطلبات الأعمال المماثلة بدقة قبل تقديم العروض.
إعداد جداول الكميات والأسعار
يتطلب إعداد العرض المالي إدخال الأسعار الفردية والإجمالية لجميع البنود المدرجة في كراسة الشروط والمواصفات. يجب أن تشمل الأسعار المقدمة كافة التكاليف الفردية والضرائب والرسوم المترتبة على التنفيذ. تؤدي الأخطاء والحسابات غير الدقيقة إلى استبعاد العطاء أو عدم قدرة المقاول على التعديل بعد اعتماد الرفع النهائي.
| نوع الوثيقة | جهة الاصدار / المتطلب النظامي | الهدف من التقديم |
|---|---|---|
| الضمان الابتدائي | البنوك المحلية المحتسبة نظاماً | ضمان جدية المتقدم وعدم الانكفاف عن العطاء |
| شهادة السعودة وتأمينات | وزارة الموارد البشرية / التأمينات الاجتماعية | إثبات تحقيق نسب التوطين المطلوبة |
| شهادة الزكاة والدخل | يئة الزكاة والضريبة والجمارك | إثبات الالتزام بالمتطلبات الزكوية والضريبية |
| شهادة التصنيف | وكالة التصنيف بوزارة البلدية والإسكان | إثبات القدرة المالية والفنية لمشاريع الإنشاءات |
خطوات تقديم العرض الفني والمالي عبر منصة اعتماد
تتم عملية رفع العطاءات والمستندات عبر بوابة المشتريات الحكومية الإلكترونية بخطوات متسلسلة تضمن التوثيق الفوري. يتعين على المستخدم الدخول برقم السجل التجاري أو عبر النفاذ الوطني الموحد للوصول إلى الخدمات المخصصة للأعمال. تقدم دليل منصة اعتماد للتسجيل والتقديم شرحاً شاملاً حول آلية إنشاء الحسابات وإدارتها.
- الوصول إلى شاشة المنافسات: تسجيل الدخول إلى منصة اعتماد والتوجه إلى قائمة «المنافسات»، ثم اختيار «المنافسات المطروحة» والبحث عن الرقم المرجعي للمنافسة.
- الانتقال إلى شاشة تقديم العطاء: الضغط على خيار «تقديم عرض» من قائمة الإجراءات الخاصة بالمنافسة بعد سداد قيمة الكراسة إن وجدت.
- إدخال تفاصيل الضمان الابتدائي: التوجه إلى تبويب «بيانات الضمان الابتدائي» وإدخال رقم الضمان، البنك الصادر منه، وتاريخ الانتهاء مع إرفاق النسخة الإلكترونية.
- رفع المرفقات الفنية: الانتقال إلى شاشة «المرفقات الفنية» ورفع الملفات بصيغة PDF وفق الأقسام المحددة في الكراسة.
- تعبئة جداول الكميات والأسعار: إدخال أسعار الوحدة في شاشة «جداول الكميات» الإلكترونية للبنود وتأكيد الحساب الإجمالي تلقائياً.
- تأكيد وإرسال العرض: الضغط على أيقونة «تقديم العرض» بعد مراجعة الإقرارات وتأكيد العملية بواسطة رمز التحقق المرسل للجوال.
آلية التعامل مع نظام المظروفين المفتوحين والمغلقين
تعتمد الجهات الحكومية آلية المظروف الواحد أو العرض الفني والعرض المالي المنفصلين بناءً على طبيعة المشروع وقيمته التقديرية. تهدف طريقة المظروفين إلى تقييم العطاء الفني بعيداً عن المؤشرات المالية للأسعار الصريحة لضمان كفاءة التنفيذ وسلامة المواصفات. يمكن الاستفادة من دليل المنافسات الحكومية في السعودية لمعرفة معايير التقييم الفني والمالي.
في حالة استخدام نظام المظروفين، تتيح المنصة خانات رفع مستقلة تماماً لكل مظروف لمنع اختلاط المستندات. يتم فحص المظروف الفني أولاً من قبل لجنة فحص العروض دون الاطلاع على المظروف المالي المرفق. تجدر الإشارة إلى أن إرفاق أي معلومة مالية داخل المظروف الفني يتسبب في استبعاد العطاء نظاماً وفقاً لأحكام وزارة المالية والأنظمة ذات الصلة.
- نظام المظروف الواحد: يتم رفع وثائق العطاء الفني والمالي معاً في شاشة تقديم واحدة، ويتم فتحها وفحصها في جلسة واحدة من قبل اللجنة.
- نظام المظروفين المغلقين: يُرفع المظروف الفني والمظروف المالي في ملفين إلكترونيين مشفرين، وتتم دراسة الملف الفني أولاً قبل فتح العروض المالية للمتنافسين المقبولين فنياً.
- تقييم العروض الفنية: تمنح اللجنة درجات محددة بناءً على معايير التقييم المعلنة في الكراسة مثل سابقة الأعمال والكوادر والخطة الزمنية.
- فتح العروض المالية: تفتح المنصة المظاريف المالية تلقائياً أو عبر إجراءات اللجنة فقط للعروض التي تجاوزت الحد الأدنى من التقييم الفني.
التحقق من رفع العرض في اعتماد واستلام إشعار النجاح
عند اكتمال إرسال العطاء بنجاح، تظهر للمستخدم شاشة تأكيدية تتضمن المرجعية الرقمية وحالة العرض الرسمية. يظهر على الشاشة رسالة نصية باللون الأخضر نصها: «تم تقديم العرض بنجاح»، مع عرض الرقم المرجعي للعطاء وتاريخ ووقت التقديم بالثواني. تضمن هذه الإشارات استلام النظام للعطاء وإدراجه ضمن قائمة المشاركين قبل إغلاق شباك التقديم.
يتلقى المورد أيضاً إشعاراً إلكترونياً على البريد الإلكتروني المسجل ورسالة نصية عبر الجوال تشتمل على تفاصيل المنافسة والمبلغ الإجمالي المالي المقدم. يمكن للمورد طباعة ملخص العطاء ومستند الاستلام من شاشة «عروضي» ليكون سنداً إثباتياً عند الحاجة. تتيح المنصة للمورد خيار «تعديل العرض» أو «سحب العرض» طوال الفترة المتاحة قبل حلول موعد انتهاء تقديم العطاءات الموضح في الكراسة.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين تقديم العرض في مظروف واحد وتطبيق نظام المظروفين؟
في نظام المظروف الواحد يتم تقديم واستعراض التقييم الفني والمالي في وقت واحد، بينما في نظام المظروفين يرفع العرض الفني مستقلاً عن العرض المالي، ولا تفتح المظاريف المالية إلا للشركات والمؤسسات التي اجتازت التقييم الفني بنجاح.
كيف يتأكد المورد من نجاح عملية تقديم العرض الفني والمالي في المنصة؟
يتأكد المورد من النجاح عند ظهور الرسالة التأكيدية «تم تقديم العرض بنجاح» في شاشة تقديم العطاءات، وتغير حالة الطلب إلى «مقدم» في قائمة عروضي، إضافة إلى وصول إشعار إلكتروني ورسالة نصية برقم العطاء المرجعي.
هل يمكن تعديل الأسعار أو المرفقات بعد رفع العرض في اعتماد؟
نعم، يمكن للمورد تعديل الأسعار أو إعادة رفع المرفقات الفنية من خلال خيار «تعديل العرض» عبر شاشة المنافسات، بشرط أن يتم التعديل والإرسال النهائي قبل حلول موعد موعد انتهاء تقديم العطاءات المحدد.
ماذا يحدث إذا تأخر المقاول عن تقديم العرض قبل موعد انتهاء تقديم العطاءات؟
يغلق النظام تلقائياً إمكانية تقديم العطاءات أو تعديلها فور حلول التاريخ والوقت المحددين في كراسة الشروط، ولا يمكن للمورد رفع أي وثائق أو مشاركة في المنافسة بعد انتهاء الموعد النهائي مهما كانت الأسباب.
هل يجب تقديم الضمان الابتدائي ورقيًا أم يكتفى برفعه إلكترونيًا؟
يتم إدخال بيانات الضمان الابتدائي ورفع نسخته الإلكترونية عبر منصة اعتماد أثناء تقديم العرض، ويكون الاكتفاء إلكترونياً أو تقديم الأصل الورقي للجهة الحكومية بحسب ما تنص عليه كراسة الشروط والمواصفات للمنافسة.
